档案管理是每个企业必须要经历的一件事情,管理好档案不仅有利于企业的运营和发展,更有利于企业的长期发展。今天就来详细讲解档案管理的详细流程。
1. 建档
档案建档是指根据业务活动需要或者政策法规要求而对处于不同生命周期的各种信息或物件(如书籍、文件、报告等)进行系统性整理,然后根据不同的档案属性、特征和管理要求建立相应档案目录和档案库容器。
2. 记录
档案管理对于档案的记录非常的重要,每个档案的记录包含档案名称、档案编号、档案类型、档案载体、档案所属业务活动、档案负责人等信息,以便实现档案 信息的快速查找、管理、利用和保管。
3. 保管
档案管理对于档案的保管非常的严格,必须遵守政策法规,建立档案保管制度,规范档案的相关管理操作,做到严格保密,并进行相关人员的管理和培训。
4. 利用
档案的利用是对档案价值的最大化体现,档案的利用包括档案查询、档案借阅、档案复制、档案检索、档案共享等多种利用方式,更好的实现档案的信息价值。
5. 归档
档案归档是档案管理的最后一个环节,通过档案管理的方式,对于处于利用结束的档案进行了整理、分类和位置的归档,使其长期保留,停止创建新的档案。